Suomisport-palvelu

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista Suomisport-palvelussa

Rekisterinpitäjä

Nimi: Ringette Walapais ry (Y-tunnus: 1891937-3)

Osoite: Myyrmäen jäähalli 1, Raappavuorentie 10, 01600 Vantaa

Sähköposti: walapais@walapais.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Marja Leena Pinomaa (tietosuojavastaava)

Puhelin: 0400 546 202

Sähköposti: tietosuojavastaava@walapais.fi

Rekisterin nimi

Suomisport-palvelussa Ringette Walapais ry:n oma rekisteri.

Tämä tietosuojaseloste koskee Suomisport-palvelua ja seuran käsittelemiä Sporttitilien tietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten seura käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Sporttitilien tietoja.

Huom! Suomisport-palvelun yleisen tietosuojaelosteen löydät tämän linkin kautta.

Rekisterin kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Henkilö luo itselleen oman asiointitilin eli Sporttitilin Suomisport-palveluun. Sporttitilillä henkilöt asioivat palvelussa sekä hallinnoivat My Data -periaatteen mukaisesti itse omia tietojaan.

Sporttitiliä käyttämällä rekisteröity voi hankkia palvelussa tarjolla olevia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia, seurajäsenyyksiä ja seurojen tuotteita ja palveluja sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Sporttitilin avulla henkilö voi hallinnoida omaa ja huollettaviensa sporttiarkea verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa.

Kerättävät tiedot

Suomisportin Sporttitilille kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite. Jos rekisteröityjä hoitaa asioita huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Henkilötunnus toimii tiliä luodessa ainoastaan henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen Sportti-ID:n ja Sporttitilin. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta ei välitetä tai käsitellä Suomisport-palvelussa. Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.

Henkilötietojen käsittely ja käyttö

Sporttitilin henkilötietojen käyttö

Seuran omat käyttöperiaatteet:

Seura käsittelee Suomisport-palvelussa olevia henkilötietoja siinä määrin kuin käsittely on ryhmätoiminnan, laskutuksen ja seuran jäsenhallinnan kannalta välttämätöntä.

Seura käyttää Suomisport-palvelua ja sinne ilmoitettuja yhteystietoja seuran ja ryhmien (joukkueet ja luistelukoulut) ajankohtaisista asioista, tapahtumista ja muista seuran asioista tiedottamiseen.

Seura voi käyttää yhteystietoja myös seuran myynnin edistämistarkoituksessa ja markkinoinnissa.

Kaikkia laskutustietoja ja osoitetietoja käsitellään tarkoituksen mukaisesti seuran taloushallinnon vastuuhenkilöiden ja Suomisport-palvelun pääkäyttäjien toimesta.

Ryhmien jäseniltä edellytetään kannanottoa kuvaus- ja julkaisulupaan. Lupien keruu on toteutettu seuran tapahtumana nimeltään "Kuvaus- ja julkaisulupa". Luvalla määritellään, voiko ryhmän jäsenestä ottaa ja julkaista valokuvia ja videokuvaa siten, että kuvattava henkilö on tunnistettavissa kuvasta.

Ryhmien (joukkueet ja luistelukoulut) joukkueenjohtajat ja vastuuvalmentajat toimivat omien ryhmiensä ylläpitäjinä. He näkevät omien ryhmiensä jäsenten nimet, yhteystiedot, maksujen tilanteen ja tapahtumiin osallistumiset. He voivat myös tehdä tapahtumien osallistumismerkintöjä ja luoda uusia tapahtumia.

Joukkueisiin liittyvien ryhmien jäsenet näkevät ryhmän jäsenten nimet (etunimi + sukunimen alkukirjain) ryhmän tiedoissa ja tapahtumien yhteydessä.

Luistelukouluihin liittyvien ryhmien jäsenet eivät näe muiden oman ryhmän jäsenten nimiä ollenkaan.

Yleiset käyttöperiaatteet:

Sporttitilin henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Suomisportin käyttöön ja tietosuojaan.

Suomisport-palvelun pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja tarvittaessa rekisterin ylläpitoon sekä virhetilanteiden korjaamiseen liittyvissä asioissa. Suomisport-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.

Sporttitilin käyttötietojen käyttö

Sporttitilin henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.

Lisäksi verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää palvelua. Google Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Google hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

Tietojen välittyminen

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä palvelutarjoajien kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen.

Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käytön peruste ei suoraan tule lainmukaisista oikeusperusteista, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Olympiakomitealla on teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Vincit täyttää ISO-9001 standardin.

Maksupalvelujen tarjoajan, Svea Payments Oy:n kanssa noudatetaan palvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 10 Toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteen ehtoja.

Kaikki palvelun tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa omalta Sporttitililtä ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Suomisport-palvelun pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

Omien tietojen poistaminen

Suomisportin palveluntarjoajilla (lajiliitto, seura) on oikeus rekisteröidyn henkilötietojen käyttöön kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on palvelun toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla. Tämän jälkeen palvelulla ei ole yhteyttä henkilön Sporttitiliin.

Rekisteröityjän henkilötiedot jäävät Suomisport-palveluun henkilön omalle Sporttitilille. Järjestelmä poistaa automaattisesti sellaisten Sporttitilien henkilötiedot, joissa ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen. Rekisteröityjä voi pyytää Sporttitilin poistoa siirtymäaikojen päätyttyä osoitteesta: suomisport@olympiakomitea.fi.