Yleistä rekistereistä

Tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaisesti kuvaamme Ringette Walapais ry:n (myöh. seura) käytössä olevat, henkilötietoja käsittelevät rekisterit ja niiden käsittelyperiaatteet. Seuralla on käytössä seuraavat rekisterit:

1. Suomisport-palvelussa seuran oma rekisteri

   1. • Jäsenluettelo

      • Kuvaus- ja julkaisuluvat

      • Ryhmien jäsenten, tapahtumien ja maksujen hallinta

2. Toimihenkilörekisteri

3. Luistelukouluihin ilmoittautuneiden rekisteri

4. Seuratasoinen varusteluettelo

5. Tapahtumiin ilmoittautuneiden rekisteri

6. Tilausrekisteri

7. Tilitoimiston henkilörekisteri

Suomisport-palveluun liittyvän rekisterin tiedot löydät yllä olevasta valikosta kohdasta "Suomisport-palvelu". Muille rekistereille yhteistä on alla kuvatut asiat ja rekisterikohtaiset kuvaukset löydät yllä olevasta valikosta kohdasta "Rekisterit". Rekisterikohtaisissa kuvauksissa on määritelty mahdolliset poikkeukset tähän kaikille rekistereille yhteisiin asioihin.

Rekisterien pitäjä

Nimi: Ringette Walapais ry (Y-tunnus: 1891937-3)

Osoite: Myyrmäen jäähalli 1, Raappavuorentie 10, 01600 Vantaa

Sähköposti: walapais@walapais.fi

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta. Yksityisyyden ja henkilötietojen suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietoja vain siinä määrin kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Nimi: Marja Leena Pinomaa (tietosuojavastaava)

Puhelin: 0400 546 202

Sähköposti: tietosuojavastaava@walapais.fi

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilön tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kunkin tässä selosteessa määritellyn rekisterin henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Leirien, kilpailujen (poikkeuksena tulosarkistot) ja niihin rinnastettavien tapahtumien henkilötietoja tulemme säilyttämään yhden (1) vuoden tapahtuman päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsensuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Seuran toimihenkilöt (ml. johtoryhmän jäsenet), joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja heidän kanssaan on tehty erillinen salassapitositoumus.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle (esim. tilitoimistolle), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena kuitenkin EU:n tai Euroopan ulkopuolisiin tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuvien osalta, jolloin tiedot siirretään järjestävälle taholle tapahtumiin osallistumisen mahdollistamiseksi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• • Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten ja muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

  • Tiedot luovutetaan tapahtumaan osallistumisen kannalta oleellisille yhteistyötahoille (esimerkkinä turnaukset, leirit, koulutukset, matkayhtiöt sekä Suomen Ringetteliitto luistelukoululaisten Ice Card -lisenssien hankintaa varten)

  • Jos jäsen on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan jäsenen tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisterien suojauksen periaatteet

Rekistereitä koskevat manuaaliset aineistot pyritään minimoimaan ja ne säilytetään suojatuissa tiloissa. Käyttötarkoituksen päätyttyä ne tuhotaan. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa pilvipalvelussa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterien tietojenkäsittelyyn on oikeudet vain niillä rekisterinpitäjän toimihenkilöillä, joiden tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterien tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekistereistä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tätä selostetta on viimeksi päivitetty 9.12.2022, jolloin lisätty Suomisport-palvelu sekä poistettu Suomisport-palvelun käyttöönoton vuoksi käytöstä poistetut erilliset rekisterit (jäsenrekisteri, luistelukoululaisen tietolomake, tapahtumien hallintarekisteri). Aikaisempi päivitys tehty 10.10.2021. Sen ensimmäinen versio, joka koski vain jäsenrekisteriä, julkaistiin rekisteriselosteen nimellä seuran www-sivuilla 19.12.2016.